Herramientas para estudiar online y organizar mejorar tu aprendizaje

Sobre la utilización de las herramientas necesarias 

No necesitas utilizar muchas aplicaciones. Lo importante es disponer de un sistema sencillo en el que cada herramienta tenga una función definida. Si utilizas varios calendarios, gestores de tareas o espacios para guardar archivos, la información puede terminar más dispersa que al principio.

Una configuración básica puede incluir el campus virtual de la universidad, un calendario, una aplicación de notas, almacenamiento en la nube y las herramientas específicas que requiera la titulación.

¿Qué herramientas se necesitan para estudiar online?

Las necesidades dependen del programa, pero las principales categorías son:

• Campus virtual.
• Aplicaciones de videoconferencia.
• Calendario.
• Gestor de tareas.
• Herramientas para tomar apuntes.
• Almacenamiento en la nube.
• Procesador de textos, hojas de cálculo y presentaciones.
• Aplicaciones de colaboración.
• Lectores y editores de PDF.
• Gestores de referencias bibliográficas.
• Herramientas de estudio y memorización.
• Aplicaciones para mejorar la concentración.
• Programas específicos de cada titulación.
• Herramientas de inteligencia artificial, cuando su uso esté permitido.

Antes de instalar una aplicación, comprueba si la universidad ya proporciona una alternativa. Utilizar el entorno institucional facilita la compatibilidad y evita duplicar información.

El campus virtual: la herramienta principal

El campus virtual debe ser el punto de partida. En él se centralizan las asignaturas, las clases, los materiales, las actividades y las comunicaciones académicas.

Desde esta plataforma puedes:

• Consultar las asignaturas.
• Acceder a los temarios.
• Asistir a clases online.
• Ver sesiones grabadas.
• Revisar el calendario académico.
• Entregar trabajos.
• Participar en foros.
• Contactar con profesores.
• Consultar calificaciones.
• Recibir avisos.
• Acceder a servicios universitarios.

Aunque utilices otras aplicaciones para organizarte, la información oficial debe comprobarse siempre en el campus. Una fecha anotada en tu calendario personal no sustituye a las instrucciones publicadas por el profesor.

En el siguiente artículo hablamos de forma pormenorizada sobre qué es un campus virtual y cómo funciona.

Herramientas para asistir a clases online

Las plataformas de videoconferencia permiten desarrollar clases, tutorías, presentaciones y reuniones de grupo.

Entre las aplicaciones más utilizadas se encuentran Microsoft Teams, Google Meet y Zoom, aunque la universidad indicará cuál debes utilizar.

Estas herramientas pueden incluir:

• Vídeo y audio.
• Chat.
• Compartición de pantalla.
• Pizarra digital.
• Salas para grupos.
• Grabación.
• Subtítulos.
• Encuestas.
• Compartición de documentos.

Antes de una sesión, comprueba el funcionamiento de la cámara, el micrófono y los auriculares. También debes revisar los permisos del navegador y actualizar la aplicación si resulta necesario.

No todas las clases en directo quedan grabadas ni todas las actividades pueden recuperarse posteriormente. En la comparativa entre clases online en directo y grabadas puedes conocer las diferencias, que van más allá del seguimiento en tiempo real y diferido, entre ambos formatos.

Herramientas para organizar tareas y fechas

Una buena aplicación de organización debe ayudarte a responder tres preguntas:

• ¿Qué tengo que hacer?
• ¿Cuándo tengo que hacerlo?
• ¿Cuál es el siguiente paso?

No es imprescindible utilizar una herramienta compleja. Un calendario y una lista de tareas bien mantenidos pueden ser suficientes.

Calendario digital

Google Calendar, Outlook Calendar y otras aplicaciones similares permiten registrar:

• Clases.
• Tutorías.
• Fechas de entrega.
• Exámenes.
• Reuniones de grupo.
• Periodos de estudio.
• Recordatorios.

Conviene diferenciar entre eventos y tareas. Una clase tiene una hora de inicio y finalización; preparar un tema requiere uno o varios bloques de trabajo.

Puedes utilizar colores por asignatura, pero evita crear un sistema tan detallado que resulte difícil de mantener.

Gestores de tareas

Aplicaciones como Microsoft To Do, Planner, Trello, Todoist o las funciones de tareas del propio calendario permiten crear listas y establecer prioridades.

Son especialmente útiles para dividir un proyecto en acciones concretas:

• Elegir el tema.
• Buscar fuentes.
• Preparar el esquema.
• Redactar.
• Revisar.
• Incorporar referencias.
• Entregar.

Una tarea como “hacer trabajo de Psicología” es demasiado amplia. Cuanto más precisa sea la acción, más fácil resultará comenzarla.

Tableros de proyectos

Los tableros visuales permiten clasificar las tareas según su estado. Una configuración sencilla puede contener tres columnas:

• Pendiente.
• En curso.
• Terminado.

Este sistema resulta útil para trabajos largos o proyectos grupales, pero puede ser innecesario para gestionar pequeñas tareas cotidianas.

Herramientas para tomar apuntes

Los apuntes pueden tomarse en papel, mediante un documento o en una aplicación especializada. La mejor opción es aquella que te ayuda a procesar la información y recuperarla después.

Entre las herramientas digitales más habituales se encuentran:

• Microsoft OneNote / SharePoint.
• Notion.
• Evernote.
• Google Docs.
• Word.
• Aplicaciones de notas del propio dispositivo.
• Herramientas para escribir a mano en una tableta.

Una estructura sencilla puede organizar los apuntes por:

1. Titulación.
2. Curso.
3. Asignatura.
4. Tema.
5. Clase o unidad.

Dentro de cada tema puedes separar:

• Conceptos principales.
• Ejemplos.
• Dudas.
• Referencias.
• Tareas relacionadas.
• Resumen final.

Evita limitarte a transcribir literalmente todo lo que explica el profesor. Seleccionar, relacionar y reformular las ideas ayuda a comprenderlas mejor.

Herramientas para leer y trabajar con PDF

Muchos materiales académicos se distribuyen en PDF. Un lector adecuado permite:

• Subrayar.
• Añadir comentarios.
• Insertar marcadores.
• Buscar términos.
• Completar formularios.
• Organizar páginas.
• Consultar el índice.
• Exportar anotaciones.

Adobe Acrobat Reader y las funciones integradas en algunos navegadores y sistemas operativos cubren las necesidades básicas.

Antes de modificar o compartir un documento, comprueba sus permisos y derechos de uso. Que un material esté disponible en el campus no significa que pueda difundirse fuera de la asignatura.

Almacenamiento en la nube y copias de seguridad

Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox y otros servicios permiten guardar documentos online y acceder desde diferentes dispositivos.

Sus principales ventajas son:

• Sincronización.
• Recuperación de versiones.
• Compartición de archivos.
• Edición colaborativa.
• Acceso desde distintos lugares.
• Reducción del riesgo de perder un trabajo.

Una estructura de carpetas puede seguir este modelo:

• Curso académico.
• Asignatura.
• Tema.
• Materiales.
• Apuntes.
• Actividades.
• Entregas definitivas.

No guardes el único ejemplar de un trabajo en el escritorio del ordenador. Mantén una copia sincronizada y, para los documentos importantes, considera una segunda copia de seguridad.

Herramientas de ofimática

Los procesadores de texto, las hojas de cálculo y las aplicaciones de presentaciones son necesarios en la mayoría de las titulaciones.

Las principales suites son:

• Microsoft 365.
• Google Workspace.
• LibreOffice.
• Aplicaciones equivalentes proporcionadas por la universidad.

Con ellas puedes:

• Redactar trabajos.
• Crear tablas y gráficos.
• Analizar datos.
• Preparar exposiciones.
• Incorporar comentarios.
• Revisar cambios.
• Trabajar simultáneamente con otras personas.
• Exportar documentos a PDF.

Comprueba siempre el formato solicitado antes de entregar. Si el profesor pide un PDF, no debe enviarse únicamente el archivo editable.

Herramientas para trabajos en grupo

Los proyectos grupales necesitan espacios para comunicarse, compartir archivos y distribuir responsabilidades.

Microsoft Teams, Google Workspace y otras plataformas colaborativas permiten:

• Editar documentos conjuntamente.
• Asignar tareas.
• Mantener conversaciones.
• Realizar videollamadas.
• Consultar versiones anteriores.
• Centralizar archivos.
• Registrar decisiones.

Para evitar confusiones, el grupo debería acordar:

• Dónde se guardarán los documentos.
• Qué canal se utilizará para comunicarse.
• Quién coordina cada parte.
• Qué fechas internas se establecerán.
• Quién realizará la revisión final.
• Qué versión se entregará.

Enviar sucesivas versiones por correo o mensajería suele generar duplicados y dificulta identificar el archivo definitivo.

Herramientas para buscar información académica

Un buscador general puede servir para comenzar una investigación, pero no todas las páginas ofrecen la misma fiabilidad.

Para localizar bibliografía académica pueden utilizarse:

• Biblioteca digital de la universidad.
• Catálogos bibliográficos.
• Bases de datos especializadas.
• Repositorios institucionales.
• Google Scholar.
• Organismos públicos.
• Revistas científicas.
• Fuentes profesionales reconocidas.

Al evaluar una fuente, comprueba:

• Quién la publica.
• Quién es el autor.
• Cuándo se actualizó.
• Qué referencias aporta.
• Si diferencia hechos de opiniones.
• Si existe una fuente primaria.
• Si la información coincide con otras fuentes fiables.

Los primeros resultados de un buscador no son, necesariamente, los más adecuados para un trabajo universitario.

Gestores de referencias bibliográficas

Los gestores bibliográficos ayudan a recopilar fuentes, organizarlas y crear citas y bibliografías.

Zotero es una de las alternativas más utilizadas y permite:

• Guardar libros, artículos y páginas.
• Organizar referencias en colecciones.
• Incorporar archivos PDF.
• Añadir etiquetas y notas.
• Insertar citas en documentos.
• Generar bibliografías.
• Utilizar diferentes estilos de citación.

Otras opciones son Mendeley y los gestores integrados en algunos procesadores de texto.

Estas herramientas ahorran tiempo, pero no garantizan que una referencia sea correcta. Revisa siempre los datos del autor, el título, la fecha, la publicación y el identificador del documento.

También debes utilizar el estilo solicitado por la asignatura, como APA, Vancouver, Chicago u otro sistema.

Herramientas para estudiar y memorizar

Las tarjetas de estudio o flashcards permiten practicar la recuperación activa de información. Aplicaciones como Anki o Quizlet pueden resultar útiles para:

• Definiciones.
• Terminología.
• Vocabulario.
• Fórmulas.
• Fechas.
• Clasificaciones.
• Conceptos breves.

Una tarjeta debería formular una pregunta concreta y contener una respuesta clara. Copiar párrafos completos dificulta la recuperación.

También pueden utilizarse:

• Mapas conceptuales.
• Cuestionarios.
• Bancos de preguntas.
• Resúmenes.
• Líneas temporales.
• Diagramas.
• Simuladores.

La herramienta debe adaptarse al contenido. Las tarjetas pueden servir para memorizar términos, pero no sustituyen la resolución de problemas, el análisis de casos o la redacción.

Herramientas para mantener la concentración

Las aplicaciones de concentración pueden bloquear temporalmente páginas, limitar notificaciones o medir el tiempo dedicado a una tarea.

Entre sus funciones habituales se encuentran:

• Temporizadores.
• Bloqueo de webs.
• Límites de uso.
• Registro de sesiones.
• Música o sonido ambiental.
• Pausas programadas.

Antes de instalar una aplicación, prueba medidas más sencillas:

• Silenciar notificaciones.
• Cerrar pestañas innecesarias.
• Dejar el móvil fuera del alcance.
• Definir una única tarea.
• Utilizar el modo de concentración del dispositivo.
• Establecer una hora de finalización.

La herramienta puede reducir distracciones, pero no sustituye una planificación realista ni el descanso.

Herramientas para crear mapas conceptuales

Los mapas conceptuales ayudan a representar relaciones entre ideas. Pueden elaborarse en papel o mediante herramientas como Miro, MindMeister, XMind y otras aplicaciones de diagramación.

Son útiles para:

• Resumir un tema.
• Relacionar conceptos.
• Comparar teorías.
• Ordenar un proceso.
• Preparar una exposición.
• Detectar lagunas en la comprensión.

El objetivo no es decorar los apuntes, sino representar una estructura que facilite entender y recordar la información.

Herramientas de inteligencia artificial para estudiar

Las herramientas de inteligencia artificial pueden ayudar a explicar conceptos, proponer preguntas, crear esquemas o practicar con ejemplos. Sin embargo, deben utilizarse de acuerdo con las normas de la universidad y de cada asignatura.

Pueden servir como apoyo para:

• Generar preguntas de práctica.
• Pedir una explicación alternativa.
• Comparar conceptos.
• Proponer la estructura inicial de un tema.
• Revisar la claridad de un texto.
• Practicar un idioma.
• Crear ejemplos.
• Detectar aspectos que requieren más estudio.

No deben utilizarse para:

• Presentar como propio un trabajo generado.
• Inventar o completar referencias.
• Sustituir la consulta de las fuentes.
• Resolver una evaluación cuando no esté permitido.
• Subir información personal o confidencial.
• Copiar respuestas sin comprobarlas.

Los sistemas de IA pueden generar datos incorrectos, referencias inexistentes o explicaciones convincentes pero equivocadas. Cualquier resultado debe contrastarse con los materiales de la asignatura y fuentes fiables.

La UNESCO recomienda un uso centrado en las personas, con atención a la privacidad, la evaluación crítica y el respeto de las normas educativas.

Herramientas específicas según la titulación

Algunos estudios requieren programas adicionales.

Tecnología e informática

Pueden utilizarse entornos de programación, repositorios de código, bases de datos, máquinas virtuales o servicios en la nube.

Empresa y marketing

Son habituales las hojas de cálculo, herramientas de análisis, CRM, simuladores y plataformas de visualización de datos.

Educación

Pueden emplearse herramientas de creación de contenidos, evaluación, gamificación, pizarras digitales y diseño de actividades.

Música

El estudiante puede necesitar programas de notación, producción, edición de audio y composición.

Psicología y ciencias sociales

Pueden utilizarse aplicaciones de análisis estadístico, gestores bibliográficos y herramientas para investigación.

La universidad debe indicar qué programas son obligatorios y si proporciona licencias o acceso educativo.

Cómo elegir una herramienta para estudiar

Antes de incorporar una aplicación, valora:

• Qué problema resuelve.
• Si ya tienes otra herramienta con la misma función.
• Si es compatible con tus dispositivos.
• Si dispone de versión gratuita o educativa.
• Qué límites tiene el plan gratuito.
• Cómo protege los datos.
• Si permite exportar la información.
• Si funciona sin conexión.
• Si se integra con las herramientas de la universidad.
• Cuánto tiempo requiere aprender a utilizarla.

Desconfía de una aplicación que te obliga a adaptar todo tu sistema sin aportar una mejora clara.

Un sistema sencillo para organizar tus estudios online

No necesitas una aplicación para cada tarea. Puedes comenzar con esta configuración:

Campus virtual

Para consultar la información oficial, los materiales, las clases y las entregas.

Calendario

Para registrar clases, exámenes, entregas y bloques de estudio.

Gestor de tareas

Para dividir los trabajos y decidir qué acción debes completar después.

Aplicación de notas

Para organizar los apuntes por asignaturas y temas.

Almacenamiento en la nube

Para conservar documentos y copias de seguridad.

Gestor bibliográfico

Para los trabajos que requieran consultar y citar numerosas fuentes.

Después de varias semanas, podrás comprobar si necesitas incorporar alguna herramienta adicional.

Errores frecuentes al utilizar herramientas de estudio

Las herramientas deben simplificar el aprendizaje. Si mantenerlas consume demasiado tiempo, conviene reducir el número de aplicaciones.

• Instalar demasiadas aplicaciones.
• Duplicar tareas en varios sistemas.
• No revisar el campus virtual.
• Utilizar un calendario sin reservar tiempo para trabajar.
• Guardar los archivos sin una estructura.
• No hacer copias de seguridad.
• Confiar en las referencias generadas automáticamente.
• Compartir documentos con permisos incorrectos.
• No comprobar el formato final.
• Introducir información confidencial en herramientas externas.
• Utilizar inteligencia artificial sin revisar sus respuestas.
• Dedicar más tiempo a configurar el sistema que a estudiar.

Herramientas para estudiar online en UAX

La Universidad Online de UAX ofrece un campus virtual desde el que los estudiantes pueden acceder a temarios, actividades, foros, calendario y sesiones grabadas.

La metodología online de UAX también incorpora clases en directo, seguimiento académico, recursos digitales y evaluación continua.

Además de las herramientas institucionales, cada titulación puede requerir aplicaciones específicas relacionadas con su área. Antes de comenzar, consulta qué programas utilizarás, qué licencias están disponibles y cuáles son los requisitos técnicos recomendados.

Fuentes

Universidad Alfonso X el Sabio. Universidad Online:
https://www.uax.com/online

Universidad Alfonso X el Sabio. Metodología online:
https://www.uax.com/metodologia-online

Google Workspace. Centro de aprendizaje:
https://support.google.com/a/users/?hl=es

Microsoft. Herramientas educativas y guías de Microsoft Teams:
https://support.microsoft.com/es-es/education/teams/downloadable-guides

Microsoft. Organización de tareas mediante Planner:
https://support.microsoft.com/es-es/planner/teams/getting-started-with-planner-in-teams

Zotero. Guía de inicio y gestión de referencias:
https://www.zotero.org/support/quick_start_guide

Instituto Nacional de Ciberseguridad. Gestión de contraseñas seguras:
https://www.incibe.es/ciudadania/tematicas/contrasenas-seguras

UNESCO. Guía para el uso de la inteligencia artificial generativa en la educación y la investigación:
https://www.unesco.org/en/articles/guidance-generative-ai-education-and-research?hub=195885